Zgłaszanie naruszeń w organizacji i ochrona sygnalistów

Dyrektywa, a za nią projekt ustawy, przewidują trzy kanały zgłoszeń nieprawidłowości: wewnętrzny, zewnętrzy i ujawnienie publiczne. Domyślnym sposobem zgłaszania nieprawidłowości jest kanał wewnętrzny, choć nie jest to to krok obligatoryjny.

Według projektu ustawa będzie miała zastosowanie do podmiotów, na których rzecz wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Poniżej tej liczby stosowanie procedur zgłoszeń wewnętrznych w organizacji jest dobrowolne.

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska są objęte regulacją dyrektywy niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Projekt przewiduje, że ochroną objęta jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. pracownicy, współpracownicy B2B, akcjonariusze, członkowie organu osoby prawnej czy stażyści.

Zgłaszający podlega ochronie w sytuacji, gdy dokonując zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że dana informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.

Obowiązki wynikające z projektu

Główne obowiązki podmiotów, które wskazuje projekt ustawy, są następujące:

• opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• zapewnianie sygnaliście poufności;
• upoważnienie wewnętrznej jednostki organizacyjnej, osoby w ramach struktury organizacyjnej lub podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń;
• zakaz podejmowania środków odwetowych wobec sygnalisty.

Procedury zgłoszeń wewnętrznych muszą odpowiadać wymogom ustawowym i zapewniać dostępność i poufność dla zgłaszających oraz bezstronność przyjmujących zgłoszeń. Powinny one również przewidywać formę wnoszenia zgłoszeń w różnych formach: ustnie lub pisemnie, a także za pośrednictwem systemów komunikacji głosowej lub online.

Działania następcze to m.in. weryfikacja zgłoszenia, komunikacja ze zgłaszającym, występowanie o dodatkowe informacje, przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Pilne wdrożenie procedur

Przypomnijmy – termin na wdrożenie przez Polskę dyrektywy minął już w grudniu 2021. W konsekwencji braku wdrożenia na czas, w marcu 2023 r. Komisja Europejska wniosła skargę przeciwko Polsce do TSUE (sygn. sprawy: C-147/23). W związku z tym proces legislacyjny może być błyskawiczny.

Projekt przewiduje, że przepisy ustawy wejdą w życie w ciągu miesiąca od opublikowania, a zobowiązane podmioty będą miały kolejny miesiąc na wdrożenie procedur. To oznacza, że podmioty, których dotyczy ustawa, będą miały zaledwie 2 miesiące na dostosowanie się do przepisów o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z projektem za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, ujawnienie tożsamości zgłaszającego, utrudnianie dokonania zgłoszenia lub podejmowanie działań odwetowych będzie grozić kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności.

W praktyce problematyczna wydaje się ochrona sygnalistów w zakresie zgłoszeń dotyczących obszarów niewskazanych ani w dyrektywie, ani w projektowanej ustawie. Ten oraz inne problemy praktyczne związane z wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów będziemy analizować w kolejnych wpisach poświęconych tej tematyce.