Nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 14 marca 2024 r. stanowi w znacznej mierze właśnie trwałą implementację rozwiązań w zakresie cyfryzacji wypracowanych w okresie pandemii. W ramach nowelizacji do kodeksu trafiły między innymi regulacje dotyczące:

• udostępniania akt sprawy w formie elektronicznej (art. 9 §1¹ KPC),
• doręczania pism przez portal informacyjny (art. 131^1a KPC),
• posiedzeń zdalnych (zmieniony art. 151 KPC),
• mediacji w trybie zdalnym (zmieniony art. 183¹¹ KPC),
• przeprowadzania dowodów na odległość w ramach posiedzenia zdalnego (zmieniony art. 235 KPC),
• sprzeciwu strony na przesłuchanie świadka w ramach posiedzenia zdalnego (art. 263¹ KPC),
• zwolnienia osób pozostających poza salą sądową z obowiązku powstania podczas odbierania przyrzeczenia od świadka (zmieniony art. 269 KPC).

Regulacje dotyczące rozprawy zdalnej

Całokształt zmian wprowadzonych marcową nowelizacją wypada pozytywnie. Wymuszone pandemią tempo cyfryzacji postępowania cywilnego do tej pory pozostawiało wiele istotnych decyzji dotyczących procedury cywilnej praktyce, która tworzyła się na bieżąco, nierzadko zaskakując uczestników postępowania.

Wątpliwości budziła chociażby możliwość uczestniczenia strony w rozprawie zdalnej w sali sądowej, w której owa rozprawa zdalna się odbywała. Pierwotne brzmienie ustawy covidowej stanowiło enigmatycznie, że „osoby w nich uczestniczące nie muszą przebywać w budynku sądu”. Z literalnego brzmienia tego sformułowania można było wywnioskować, że uczestnictwo strony w rozprawie z sali sądowej było dopuszczalne, jednak praktyka w tym zakresie pozostawała różna. Szczególnie w początkowym okresie obowiązywania (który zarazem przypadał na pierwsze fale zachorowań i związanych z tym obostrzeń) uczestnicy postępowania stawali często przed koniecznością podjęcia decyzji co do tego, czy próbować brać udział w rozprawie stacjonarnie, czy zdalnie przy pomocy połączenia audiovideo.

Zarówno jedno, jak i drugie rozwiązanie wiązało się z ryzykiem: w przypadku niewpuszczenia uczestnika postępowania na salę, był on skazany na poszukiwanie ad hoc miejsca w budynku sądu, z którego będzie mógł połączyć się „zdalnie”. Natomiast w przypadku podjęcia decyzji o uczestniczeniu w rozprawie poza budynkiem sądu, uczestnik postępowania musiał liczyć się z ryzykiem wystąpienia problemów technicznych związanych z błędami lub przeciążeniem programów wykorzystywanych przez sąd do połączeń audiovideo, jakością połączenia internetowego, czy konfiguracją sprzętu komputerowego. Kwestie tak przyziemne jak problemy techniczne z połączeniem audiovideo mogło w sposób znaczący utrudnić lub uniemożliwić stronie obronę swoich interesów. Przypadki, w których jedna ze stron uczestniczyła w rozprawie z sali sądowej, a druga poprzez połączenie audiovideo, budziły również kontrowersje z uwagi na przekonanie o różnicy w sile przekonywania argumentów prezentowanych sądowi „twarzą w twarz”, a prezentowanych przez połączenie audiovideo, którego jakość często pozostawiała dużo do życzenia. Kwestie te nabierały szczególnego znaczenia w okresach największej liczby zachorowań, gdy prowadzone były kampanie promujące ograniczanie do absolutnego minimum opuszczania swojego miejsca zamieszkania. Stacjonarne uczestniczenie w rozprawie stawiało stronę przebywającą z sądem „twarzą w twarz” w potencjalnie lepszej sytuacji niż jej przeciwnika procesowego, który zgodnie z rządowymi zaleceniami ograniczał ryzyko transmisji koronawirusa łącząc się z sądem przy pomocy połączenia audiovideo.

Obecnie przyjęte rozwiązanie stanowi odejście od modelu przyjętego w ustawie covidowej. Rozprawa zdalna to aktualnie rozprawa hybrydowa, w której brać udział można (z pewnymi ograniczeniami) według swojego wyboru stacjonarnie lub zdalnie. Brzmienie art. 151 §2 in fine wskazuje, że obraz i dźwięk przekazuje się przy pomocy urządzeń technicznych tylko do i od osoby, która zgłosiła zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu, a więc osoby, które zamiaru takiego nie zgłosiły uczestniczą w posiedzeniu w sposób stacjonarny. Jest to de facto odwrócenie modelu z ustawy covidowej: w modelu przyjętym w ustawie covidowej uczestnictwo stacjonarne w rozprawie zdalnej stanowiło wyjątek od reguły, natomiast w modelu wprowadzonym nowelizacją, to uczestnictwo zdalne w rozprawie zdalnej stanowi, paradoksalnie, wyjątek, a nie regułę.

Pozytywnie ocenić należy w tym kontekście doprecyzowanie możliwości zgłoszenia przez stronę sprzeciwu w zakresie zdalnego przesłuchania świadka oraz przeprowadzania dowodów w trybie zdalnym. Połączenia audiovideo mają swoje ograniczenia. Bardzo istotnym elementem oceny wiarygodności zeznań świadka jest komunikacja niewerbalna, której odbiór w przypadku połączeń audiovideo jest ograniczony. Ton głosu czy mimikę ocenia się inaczej na sali sądowej, a inaczej na ekranie komputera. Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia „powagi” stanięcia przed składem orzekającym na sali sądowej. Świadek znajdujący się na sali sądowej może czuć większą presję, aby zeznawać zgodnie z prawdą niż świadek siedzący przed komputerem w domowym zaciszu. Istotną trudność stanowi również na przykład okazywanie świadkowi dokumentów. Pewną niekonsekwencję wprowadzonych zmian stanowi brak analogicznego rozwiązania w przypadku zeznań świadka na piśmie oraz przesłuchania biegłego. W przypadku pisemnych zeznań ocena komunikacji niewerbalnej jest niemożliwa, a ponadto niemożliwe jest zadawanie przez strony dodatkowych pytań uzupełniających wynikających z udzielonych przez świadka odpowiedzi. W przypadku natomiast przesłuchania biegłego, za możliwością wyrażenia sprzeciwu przemawia waga opinii biegłego, która często de facto decyduje o wyniku postępowania.

Niewielką zmianą, która przeszła w dużej mierze bez echa, jest możliwość zdecydowania przez sąd o zwolnieniu osób pozostających poza salą sądową z obowiązku powstania podczas odbierania przyrzeczenia od świadka. Kwestie konkretnych zachowań obowiązujących uczestników rozprawy zdalnej wynikające zarówno wprost z przepisów, jak i wyłącznie ze zwyczajów, tj. „sądowy savoir-vivre” rodzą wciąż wątpliwości. O ile obecnie przyjęte jest raczej zgodnie, że pełnomocnik na rozprawie zdalnej musi mieć na sobie togę, o tyle kwestia powstania w momencie zwracania się do sądu lub ogłaszania przez sąd wyroku pozostaje w znacznej mierze w zakresie osobistych preferencji konkretnego sędziego. Dla jednego sędziego brak szacunku może stanowić pozostanie w pozycji siedzącej w momencie zwracania się do sądu podczas rozprawy zdalnej, dla innego sędziego brakiem szacunku może być powstanie w tej sytuacji z miejsca, skutkujące tym, że w kamerze niewidoczna jest twarz mówiącego. Nie są to kwestie rzutujące bezpośrednio na wynik procesu lub sprawność wymiaru sprawiedliwości, niemniej docenić należy to, że ustawodawca uwzględnia zmiany technologiczne również w zakresie „obyczaju” sądowego.

Doręczanie pism przez portal informacyjny

Słowem wstępu do omawiania zmian w zakresie doręczeń warto zaznaczyć, że doręczanie pism przez portal informacyjny w sposób określony w nowelizacji z założenia stanowi wyjątek stosowany w sytuacji braku możliwości doręczenia pisma przez system teleinformatyczny (art. 131¹ KPC). System teleinformatyczny w obecnym momencie jednak nie funkcjonuje, w związku z czym doręczenia przez portal informacyjny pozostają de facto domyślnym sposobem komunikowania się sądu z profesjonalnymi pełnomocnikami.

Wraz z wprowadzeniem art. 131^1a KPC regulującego kwestię doręczeń przez portal informacyjny wydane zostały przepisy wykonawcze w postaci Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 marca 2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym („Rozporządzenie”). Rozporządzenie to dotyczy kilku istotnych kwestii, które podnoszone były przez praktyków zarówno w trakcie obowiązywania rozwiązań tymczasowych (tj. ustawy covidowej), jak i w trakcie prac nad nowelizacją kodeksu.

Art. 131^1a §2 zd. 2 KPC stanowi, że do doręczeń przez portal informacyjny nie stosuje się przepisu ograniczającego doręczanie w dni wolne oraz w porze nocnej wyłącznie do wyjątkowych wypadków (art. 134 §1 KPC). Takie rozwiązanie budziło sprzeciw uczestników postępowania ze względu na występującą praktykę „dodawania” doręczenia na portalu informacyjnym w późnych godzinach wieczornych, tuż przed północą lub nawet w trakcie weekendu, uruchamiając bieg czternastodniowego terminu na podjęcie doręczenia. Rozporządzenie łagodzi tę kwestię przesuwając datę doręczenia wynikającego z upływu czternastu dni od opublikowania doręczenia na portalu informacyjnym z dnia wolnego od pracy lub soboty na następny dzień, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą (§4 ust. 1 Rozporządzenia).

Rozporządzenie reguluje również kwestię udostępniania użytkownikom portalu informacyjnego dostępu do spraw, w których kierowane jest do nich doręczenie. Co do zasady, sprawa taka powinna zostać udostępniona użytkownikowi konta bez konieczności podjęcia przez niego żadnych dodatkowych czynności, natomiast w przypadku złożenia przez użytkownika wniosku, powinien on zostać rozpatrzony w terminie nie dłuższym niż 3 dni (§3 ust. 3 Rozporządzenia). Rozwiązanie to stanowi krok w dobrą stronę, biorąc pod uwagę to, że dotychczas kwestia terminu na udzielenie dostępu do sprawy pozostawała nieuregulowana. Mogło to prowadzić do sytuacji, w której za doręczone uznawane było pismo, z którym pełnomocnik nie mógł się zapoznać ze względu na przedłużającą się procedurę nadawania dostępu do sprawy.

Zmiany dotyczące doręczeń przez portal informacyjny uznać należy za dobre, chociaż niewystarczające. Lepsza, chociaż wciąż niepewna, jest sytuacja pełnomocnika, który nie jest w stanie odebrać doręczenia ze względu na nieudzielenie dostępu do sprawy w portalu informacyjnym. Z Rozporządzenia wynika co prawda obowiązek „automatycznego” udzielenia dostępu do sprawy dla pełnomocnika, do którego zostało skierowane doręczenie oraz rozpatrzenia wniosku o dostęp do sprawy w ciągu 3 dni, ale wprost nie została wyrażona zasada, że w przypadku niezawinionego przez pełnomocnika braku dostępu do sprawy w portalu informacyjnym, doręczenie nie jest uważane za wykonane skutecznie. Można argumentować, że jest to kwestia tak oczywista, że ustawodawca nie uznał za potrzebne, aby wyrazić ją wprost, ale jakiekolwiek niejednoznaczności w tym zakresie działały będą potencjalnie na niekorzyść stron.

Przykładem nieuregulowania w zakresie doręczeń przez portal informacyjny jest sytuacja niezawinionej przez pełnomocnika utraty dostępu do portalu informacyjnego. Od początku 2024 roku, równolegle ze zmianami legislacyjnymi, prowadzone były zmiany sądowych systemów informatycznych. Z praktyki kancelarii wskazać można na przykład sytuację, w której na skutek zmian w zakresie infrastruktury informatycznej jednej z apelacji doszło do błędu systemu, który powodował, że pełnomocnik nie był w stanie bez ingerencji administratora serwisu zalogować się do portalu informacyjnego tej jednej, konkretnej apelacji. Rozwiązanie problemu, pomimo szybkiej reakcji ze strony pełnomocnika, wymagało kilkukrotnego zgłaszania błędu przez formularz, zajęło relatywnie dużo czasu i wiązało się z ryzykiem, że w międzyczasie na portalu informacyjnym opublikowane zostanie doręczenie, z którego wynikać będzie dla strony termin sądowy.

Podsumowanie zmian

Jak zostało już wspomniane, sam fakt podejmowania działań w kierunku cyfryzacji postępowania cywilnego ocenić należy bez wątpienia pozytywnie. Nie są to zmiany rewolucyjne, ale brak rewolucyjności w prawie procesowym nie jest co do zasady wadą. „Zadekretowanie” rewolucyjnych zmian w sposób nieprzemyślany, bez przygotowania solidnego zaplecza technicznego i odpowiedniego przeszkolenia pracowników sądów może przynieść więcej szkody niż pożytku, zarówno w kontekście efektywności wymiaru sprawiedliwości, jak i prawa do sprawiedliwego procesu. Wprowadzane na stałe rozwiązania, na przykład połączenia audiovideo, są relatywnie prostą i sprawdzoną od lat technologią, która jednak w praktyce potrafi generować zaskakująco dużo problemów, szczególnie osobom starszym lub mniej zorientowanym cyfrowo. O ile problemy techniczne z połączeniami audiovideo nie są wyłącznie domeną postępowań sądowych, o tyle w kontekście tych postępowań nabierają zupełnie innej wagi niż w przypadku wykorzystywania tego typu połączeń na przykład w ramach współpracy w zespole pracującym poza biurem. Narzędzia takie jak połączenia audiovideo mają realny wpływ na usprawnienie prowadzenia postępowań, ale nie są one pozbawione wad. Popadając w „technooptymizm” łatwo jest zapomnieć o tym, że narzędzia komputerowe, tak samo jak wszystkie narzędzia, mają zarówno zalety, jak i wady, które wymagają uwzględnienia przy ich wprowadzaniu do procesu cywilnego. Umożliwienie stronie sprzeciwienie się przesłuchania świadka w formie zdalnej jest przykładem takiego właśnie działania. Dziwić może w tym kontekście niekonsekwencja związana z kwestią zeznań na piśmie czy przesłuchania biegłego, ale niewykluczone, że zmiany w tym zakresie nastąpią w ramach kolejnych nowelizacji.

Autor: Jakub Nowacki-Wiktor